Der goldene Griff des Auditors

Manch ein Mythos hält sich hartnäckig

Dem Auditor wird erklärt: „Zu allen Aufträgen führen wir eine schriftliche Machbarkeitsbewertung durch, wobei jede Abteilung per Unterschrift die Machbarkeit bestätig.“ Daraufhin bittet der Auditor die Machbarkeitsbewertung für ein bestimmtes Projekt zu sehen, worauf hin eine hektische Suche beginnt. Diese Suche endet mit dem Kommentar: „Da haben Sie genau den richtigen Auftrag herausgepickt, zu dem wir das nicht so durchführen konnten, weil …“

Erfahrene Auditoren wissen jedoch, dass es in solchen Fällen in der Regel keine Einzelphänomene vorliegen, sondern dass das aufgedeckte Versäumnis zu einem bestimmten Prozentsatz erneut gefunden werden könnte. Ein Audit ist lediglich eine Stichprobe. Wie groß muss der Zufall sein, dass ausgerechnet bei einer Stichprobenkontrolle eine Ausnahme entdeckt wird?

Stellen Sie sich einen Sack mit 100 Murmeln vor, in denen sich 99 weiße und 1 schwarze Murmel befinden. Sollte es tatsächlich so sein, dass „normale Menschen“ weiße Murmeln ziehen würden und ein Zertifizierungsauditor sehr wahrscheinlich die Schwarze Murmel herauspickt? Wem versucht man hier etwas vorzumachen? Dem Auditor oder dem eigenen (Organisations-) Gewissen?

In der Praxis haben wir es nicht mit 100 Murmeln zu tun, sondern z.B. mit 350 Mitarbeitern, die alle zum Thema Arbeitssicherheit geschult sein sollten. Natürlich findet der Herr von der Zertifizierungsgesellschaft ausgerechnet jenen Kollegen, der (warum auch immer) keinen Unterweisungsnachweis vorlegen kann. Oder von 30.000 Artikeln stimmt bei einer Stichprobenkontrolle der aktuelle Bestand nicht mit den Angaben im SAP überein.

Wenn es Ihnen wichtig ist, dass die bereichsübergreifende Machbarkeitsprüfungen für alle Aufträge durchgeführt werden, dass wirklich alle Mitarbeiter zum Arbeitsschutz unterwiesen sind und Sie Ihrer Bestandsprüfung zu 100% vertrauen können, dann vergessen Sie den Mythos vom „goldenen Auditorengriff“. Die mathematische Wahrscheinlichkeit spricht eher dafür, dass ihr System nicht zuverlässig funktioniert.

Als Unternehmer oder Prozessverantwortlicher sollte man sich nun die Frage stellen, zu wie viel Prozent Prozesse nicht eingehalten werden und welche Negativauswirkungen das mit sich bringt (Rechtssicherheit, Qualität, Kundenzufriedenheit, Motivation, …).

Klassiker der zufällig entdeckten Mängel sind:

  • Für einen Mitarbeiter fehlen die letzten Jahresgespräche.
  • Die Wirksamkeit von Qualifizierungsmaßnahmen wurde nicht geprüft.
  • Der Verpackungswunsch eines Kunden wurde nicht an den Versand weitergeleitet.
  • Eine Laufkarte wurde unvollständig oder falsch ausgefüllt.
  • Ein Maßnahmenplan wurde nicht abgearbeitet (übrigens ein häufiges Übel).
  • Das geplante Lieferantenaudit hat nie stattgefunden (immerhin finden sich hier oftmals „gute“ Gründe: Terminprobleme, Tagesgeschäft, Ansprechpartner krank, …)
  • Geplante Wochenmeetings haben im letzten Jahr 3-mal stattgefunden.

Wenn Ihr Auditor ähnliche Feststellungen macht, versuchen Sie ehrlich die tatsächliche Häufigkeit zu ermitteln und überlegen Sie sich, wie wichtig Ihnen die Umsetzung ist. Vielleicht sind auch nur die einstmals festgelegten Vorgaben nicht passend. Innerbetriebliche Spielregeln lassen sich bekannter Weise anpassen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist in der Ausgabe März / April 2013 der Industrial Quality erschienen.


Bleiben Sie in der Corona Zeit gesund und nehmen Sie Rücksicht.

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