Dokumente im SharePoint effektiv verwalten

Chaos auf dem File-Server? Ihre Mitarbeitenden suchen den aktuellen Excel Maßnahmenplan und finden die Kopie einer Kopie. Niemand ist sich wirklich sicher, die aktuelle Version gefunden zu haben. „Dann nehme doch die Datei, die ich Dir zugemailt habe!“ … und wo lege ich diese dann ab?

Kommt Ihnen das vertraut vor?

Ich kannte das von meinen eigenen Schulungsunterlagen. Obwohl ich diese alleine verwaltet habe, stellten mich meine File-Server Strukturen mit wachsender Menge an Dateien immer häufiger vor frustrierende Suchaufgaben.

Jetzt nutze ich SharePoint

SharePoint ist mehr als nur ein File-Server Ersatz!

Seit der Version 2010 ist der SharePoint, trotz typischer Microsoft-Krankheiten, ein hilfreiches Werkzeug. Im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen drängt sich der Einsatz von SharePoint förmlich auf. QM-Beauftragte wünschen sich ein Werkzeug, um Informationen nachvollziehbar zu verteilen und die Möglichkeit zur Kollaboration, der interaktiven Zusammenarbeit innerhalb digitaler Plattformen.

Bei vielen meiner Kunden wurde der SharePoint als QM-Handbuchersatz eingeführt, wird jedoch inzwischen für völlig andere Zwecke eingesetzt. Einige nutzen das Wiki zur Wissensdokumentation, andere pflegen und verfolgen in SharePoint-Listen ihre Wartungen und wieder andere Kunden nutzen Foren oder Chats zur internen Kommunikation.

Auch ich verwalte meine Schulungsunterlagen inzwischen im SharePoint.

Die Möglichkeiten des SharePoints übersteigen die Ideen eines IMS (integrierten Managementsystems) bei weitem. Der SharePoint als Intranet (interne Kommunikations- und Arbeitsplattform) bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.

Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, zeige ich in einem kurzen Video, wie Sie in wenigen Minuten aus einer leeren SharePoint Teamsite den Grundstein für ein System zur Verwaltung dokumentierter Informationen legen.

Diese Video demonstriert einige Basisfunktionen. Gleichzeitig kratzt es nur an der Oberfläche der Möglichkeiten. Dennoch erhalten Sie einen Eindruck von der Funktionsweise und den Vorzügen gegenüber den altbekannten File-Servern.

Wenn Sie Ihr QM-System (oder IMS) diesbezüglich optimieren möchten, freue ich mich auf Ihre Anfrage:

Schreiben Sie mir eine Mail oder rufen Sie an: mail@joseph-beratung.de oder Tel. 0172 – 2582072

Dank Zoom oder MS-Teams kann ich Sie auch online beraten und aktiv unterstützen. Schauen Sie sich auch gerne meinen Beitrag mit der SharePoint Checkliste an.


Bleiben Sie in der Corona Zeit gesund und nehmen Sie Rücksicht.

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